Fristen im Blick behalten und Reparaturtermine planen.
Ihr Team setzt Fristen, die Eigentümer einsehen können. Termine vor Ort und ihre Änderungen werden dokumentiert, vom Vorschlag bis zur Durchführung oder zum Nichterscheinen. Eigentümer, Auftragnehmer und Mitarbeiter erhalten E-Mails zu den für sie relevanten Schritten. Jeder Versand wird vorab protokolliert.
Demo anfragen„Irgendwann nächste Woche“
Ein telefonisch vereinbartes Datum lässt sich später oft schwer nachvollziehen. Ohne dokumentierte Fristen oder Termine muss der Eigentümer nachfragen und Ihr Team die Angaben zusammensuchen. Halten Sie vereinbarte Termine im Vorgang fest, damit alle Beteiligten sie nachlesen können.
Ihr Team setzt die Frist, der Eigentümer sieht sie.
Bei der Prüfung des Vorgangs legt Ihr Team die Frist fest. Bis dahin sieht der Eigentümer, dass sein Ansprechpartner sie noch festlegt. Berichte zeigen überfällige Vorgänge und wie lange Vorgänge bereits offen sind, gegliedert nach Projekt und Team. Wird eine Frist überschritten, geht eine Benachrichtigung an die zuständigen Personen.
Die Frist bleibt im Bearbeitungsverlauf sichtbar.
Zu jeder Mängelmeldung kann der Eigentümer den Bearbeitungsstand, den Verlauf und die gesetzte Frist einsehen. Ihr Team legt die Frist fest. Der Eigentümer kann sie ansehen, aber nicht selbst bestimmen.
Termine und Änderungen nachvollziehbar dokumentieren.
Ihr Serviceteam oder der Auftragnehmer schlägt einen Termin vor und bestätigt ihn im Vorgang. Verschiebungen, Absagen, die Durchführung und ein Nichterscheinen werden im Verlauf festgehalten. Der Eigentümer erhält eine Nachricht, sobald ein Termin vereinbart oder geändert wurde.
Notfälle direkt an die zuständigen Personen weiterleiten.
Kennzeichnet Ihr Team einen Vorgang als Notfall, wird er sofort an die in Ihren Regeln festgelegten Personen weitergeleitet. Die übliche Reihenfolge der Prüfung wird dabei übersprungen. Diese Entscheidung trifft Ihr Team, nicht der Eigentümer.
E-Mails zu den relevanten Schritten
Das erfahren Eigentümer
- Die Meldung ist eingegangen
- Eine Frist wurde gesetzt
- Ein Termin wurde vereinbart
- Ihr Team braucht Informationen
- Ein Termin wurde geändert
- Der Vorgang wurde abgeschlossen
- Eine neue Nachricht ist eingegangen
Das erfahren Eigentümer nie
- Interne Statusänderungen
- Neuzuweisungen
- Interne Notizen oder Angaben zu anderen Wohneinheiten
Das erfahren Auftragnehmer
- Ein Auftrag wurde zugewiesen, neu zugewiesen oder zurückgegeben
- Eine Frist rückt näher oder ist verstrichen
- In einer Unterhaltung, an der sie teilnehmen, ist eine Nachricht eingegangen
Das erfahren Mitarbeiter
- Eine Meldung oder Nachricht geht ein
- Ein Auftragnehmer markiert eine Arbeit als erledigt
- Eine Frist wird überschritten
- Ein Vorgang wird eskaliert
Häufig gestellte Fragen
Können Eigentümer selbst einen Reparaturtermin wählen?
Ihr Serviceteam oder der Auftragnehmer schlägt den Termin vor und bestätigt ihn im Vorgang. Der Eigentümer wird benachrichtigt, sobald der Termin vereinbart ist oder sich ändert.
Erhält der Eigentümer bei jeder Statusänderung eine E-Mail?
Nein. Eigentümer erhalten für sie relevante Updates, etwa zur eingegangenen Meldung, einer gesetzten Frist, einem vereinbarten oder geänderten Termin, einer Rückfrage, dem Abschluss des Vorgangs oder einer neuen Nachricht.
Was passiert, wenn eine Frist verstreicht?
Der Vorgang wird als überfällig angezeigt. Eine Benachrichtigung geht an die Personen, die in Ihren Benachrichtigungsregeln festgelegt sind.
Können wir ändern, wer worüber benachrichtigt wird?
Für Mitarbeiter legen Ihre Weiterleitungsregeln je Projekt und Team fest, wer benachrichtigt wird. Für Eigentümer sind die Anlässe für E-Mails vorgegeben.
Lernen Sie Toveta in einer Demo kennen.
In dreißig Minuten zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Vorgang bearbeiten: von der Mängelmeldung bis zur Prüfung und zum Abschluss durch Ihr Team. Gerne besprechen wir dabei ein Beispiel aus Ihrem Alltag.
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