Mängel nach der Übergabe bearbeiten und Eigentümer betreuen.
Für Bauträger und Wohnungsbauunternehmen, die ihre Kunden nach der Übergabe betreuen. Bündeln Sie Mängelmeldungen, zugewiesene Arbeiten und Fristen in einem System. Ihr Serviceteam koordiniert die Arbeiten, prüft das Ergebnis und entscheidet über den Abschluss jedes Vorgangs.
Demo anfragenPasst Toveta zu Ihrem Unternehmen?
Toveta passt zu Ihnen:
- Sie übergeben regelmäßig neue Wohneinheiten und planen weitere Projekte.
- Für Kundenbetreuung oder Gewährleistungsmanagement gibt es einen festen Ansprechpartner.
- Mehrere Teams führen die Reparaturen aus: eigene Techniker, Nachunternehmer, das ursprüngliche Bauunternehmen.
- Ihr Team stellt den Monatsbericht zu offenen Vorgängen von Hand zusammen und möchte diesen Aufwand verringern.
Toveta ist wahrscheinlich nichts für Sie:
- Sie suchen ein Vertriebs-CRM, Reservierungen, Zahlungen oder elektronische Signaturen.
- Sie haben ein Projekt mit fünfzehn Wohneinheiten und planen kein weiteres.
- Sie brauchen eine individuelle Integration, bevor Sie einen Ablauf ändern.
So arbeitet Ihr Serviceteam mit Toveta
Eine Mängelliste für Ihre Projekte.
Sehen Sie Mängel aus den Projekten, auf die Sie Zugriff haben. Filtern Sie nach Frist, überfälligen Arbeiten und Zuständigkeit für den nächsten Schritt.
Die Angaben, die Sie zur Prüfung eines Mangels brauchen.
Raum, Markierung im Grundriss und Fotos helfen bei der Prüfung. Fehlen Angaben, fragen Sie direkt im Vorgang nach. Der Eigentümer erhält eine E-Mail, und seine Antwort wird im Verlauf gespeichert.
Doppelte Meldungen verknüpfen.
Melden zwei Eigentümer denselben Riss im Treppenhaus, verknüpfen Sie die Meldungen und koordinieren die Reparatur einmal. Jeder Eigentümer behält seine eigene Meldung mit ihrem Verlauf.
Schweregrad und Kategorie bleiben intern.
Eigentümer beschreiben, was sie sehen. Ihr Team entscheidet, wie dringend es ist und welches Team zuständig ist.
Notfälle direkt weiterleiten.
Kennzeichnen Sie einen Vorgang als Notfall. Er wird sofort an die Personen weitergeleitet, die Sie in Ihren Regeln festgelegt haben.
Interne Notizen für Ihr Team.
Notizen sind für Ihr Team sichtbar. Eigentümer und Auftragnehmer haben keinen Zugriff.
Eine Nummer für jeden Mangel.
D-2026-014 bedeutet dasselbe in einer E-Mail, am Telefon und in einer Besprechung.
Die Entscheidungen, die bei Ihnen bleiben
Fristen
Ihr Team setzt die Frist, die der Eigentümer anschließend sieht. Bis dahin zeigt das Portal, dass sein Ansprechpartner die Frist noch festlegt. Der Eigentümer kann sie nicht selbst wählen.
Abschluss
Ein Auftragnehmer kann die Arbeit als erledigt melden. Nur Ihr Serviceteam darf den Vorgang abschließen oder wieder öffnen. Jede Wiedereröffnung wird begründet.
Was der Eigentümer sieht
Eigentümer sehen Dokumente, sobald Sie diese teilen. Preise, Bewertungen, interne Notizen und Kategorien bleiben Ihrem Team vorbehalten.
Status und Kategorien
Status und Kategorien lassen sich je Organisation anpassen. Die Bereiche für Mängel und Nachrichten behalten in der Anwendung einheitliche Bezeichnungen.
Den Koordinationsaufwand erfassen und Verbesserungen messen
Bei jeder Mängelmeldung fallen vier Aufgaben an:
- Meldung, Fotos und weitere Nachweise erfassen
- Dringlichkeit prüfen und eine Frist setzen
- Arbeiten zuweisen und die Ausführung nachverfolgen
- Eigentümer informieren und das Ergebnis dokumentieren
Zuerst erfassen wir Ihre Ausgangswerte. Danach verfolgen wir dieselben Kennzahlen in Toveta: Zeit bis zur Zuweisung und zum Abschluss, Rückfragen der Eigentümer je Vorgang, Anteil der Abschlüsse mit vollständigen Nachweisen und Anteil überfälliger Vorgänge. So können Sie die Werte vor und nach der Einführung vergleichen. Prozentuale Verbesserungen nennen wir nur, wenn wir sie mit Ihnen gemessen haben.
Startklar vor der nächsten Übergabe
- 1Importieren Sie eine Tabelle mit Immobilien- und Eigentümerdaten oder übertragen Sie die Daten aus Ihrem CRM über die Toveta-API.
- 2Laden Sie die Dokumente hoch, die jeder Eigentümer haben soll.
- 3Legen Sie Status, Kategorien und die Mitglieder der zuständigen Teams fest.
- 4Laden Sie Eigentümer ein. Sie melden sich über einen Link in der E-Mail an und müssen sich kein Passwort merken.
Von der ersten Mängelmeldung bis zum Abschluss
Für Eigentümer
Dokumente zur Immobilie, Mängelmeldungen mit Markierung im Grundriss und Fotos, Bearbeitungsverlauf mit Frist sowie Nachrichten mit Anhängen und Hinweisen auf ungelesene Nachrichten. Ein Konto für alle Immobilien, zu denen der Eigentümer eingeladen ist.
Für das Serviceteam
Eine Mängelliste für die Projekte, auf die Ihr Team Zugriff hat. Prüfung von Meldungen, Rückfragen, verknüpfte Duplikate, interne Schweregrade, Notfallweiterleitung und interne Notizen. Fristen, E-Mails, Zuweisungen, Abschluss und Wiedereröffnung mit Begründung. Eskalierte und strittige Vorgänge sowie Berichte zu überfälligen Vorgängen und zur Dauer offener Vorgänge.
Für Instandhaltungsteams und Auftragnehmer
Ein Auftragnehmerportal für zugewiesene Mängel, Terminplanung und Fotos der ausgeführten Arbeiten. Auftragnehmer reichen ihre Arbeit beim Serviceteam zur Prüfung ein.
Für Führungskräfte und Rechtsabteilung
Hinterlegte Gewährleistungsfristen und zugehörige Unterlagen je Projekt, Prüfung auf vollständige Dokumente und Leistungsübersichten für Auftragnehmer. Export von Nachweisen zu einem Vorgang, einer Immobilie oder einem Projekt.
Für die Einrichtung
Import per Tabelle oder API, Einladungen für Eigentümer per E-Mail-Link, eigene Status und Kategorien, Ihre Marke zusammen mit Toveta und Ihre Toveta-Subdomain.
Was Toveta nicht macht
Vertriebs-CRM, Reservierungen, Zahlungen, elektronische Signaturen, BIM, native Apps, Community-Chat, KI-geschriebene Antworten.
Daten bleiben, wo sie hingehören
Unterlagen zur Nachbetreuung enthalten personenbezogene Daten: Namen, Adressen und Fotos aus den Wohnungen. Toveta steuert den Zugriff nach Rolle und Immobilie, damit jede Person nur die Informationen sieht, für die sie berechtigt ist.
Jeder Datensatz gehört zu einer Immobilie, und der Zugriff wird bei jeder Anfrage auf dem Server geprüft, ob sie nun von einem Eigentümer, einem Mitarbeiter oder einem Auftragnehmer kommt.
Eigentümer und Auftragnehmer melden sich über einmalige E-Mail-Links an, die nach fünfzehn Minuten ablaufen. Mitarbeiter nutzen eigene Konten. Für Administratoren des Bauträgers ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung verpflichtend.
Jede Änderung an einem Vorgang ist ein Ereignis mit Zeitpunkt und Urheber. Ereignisse lassen sich nachträglich nicht bearbeiten, und Datensätze, die ein Eigentümer sehen kann, werden nie endgültig gelöscht.
Jede E-Mail wird vor dem Versand erfasst. Ihr Team kann den Zustellverlauf bei der Prüfung von Benachrichtigungen nachlesen.
Supportzugriff von Toveta-Mitarbeitern auf Ihre Daten wird je Anfrage gewährt, nur lesend, auf vierundzwanzig Stunden begrenzt und protokolliert.
Häufig gestellte Fragen
Kann Toveta neben unserem bestehenden Käuferportal genutzt werden?
Ja. Behalten Sie Ihr bisheriges Käuferportal. Toveta übernimmt die Mängelbearbeitung und Kundenbetreuung nach der Übergabe und bündelt Meldungen, Dokumente und Unterhaltungen zur Immobilie.
Nutzen Auftragnehmer es ohne Schulung?
Sie öffnen einen Link aus einer E-Mail und sehen nur die ihnen zugewiesenen Arbeiten. Es gibt nichts zu installieren und kein Passwort, das man sich merken müsste.
Kann ein Eigentümer auf Immobilien verschiedener Bauträger zugreifen?
Ja. Eigentümer nutzen dasselbe Konto für jede Immobilie, zu der sie eingeladen sind. Der zentrale Eigentümerbereich führt diese Immobilien zusammen. Das Portal eines Bauträgers zeigt nur dessen Immobilien.
Auf welche Informationen können Auftragnehmer zugreifen?
Auftragnehmer sehen die ihrem Team zugewiesenen Mängel und Unterhaltungen, an denen das Serviceteam des Bauträgers sie ausdrücklich beteiligt. Das vollständige Eigentümerverzeichnis, interne Notizen und andere Vorgänge sind nicht zugänglich.
Können wir unsere eigene Domain verwenden?
Jeder Tarif enthält ihrname.toveta.app mit Ihrem Logo und Ihren Farben. Ab Growth ist eine eigene Domain möglich, die wir einrichten. Das Entfernen des Toveta-Brandings erfordert eine separate kommerzielle Vereinbarung.
Was kostet die Einrichtung?
Es gibt keine verpflichtende Einrichtungsgebühr. Für Datenübernahmen aus anderen Systemen und individuelle Integrationen erhalten Sie vor Beginn ein separates schriftliches Angebot.
Welche Sprachen unterstützt das Produkt Toveta?
Toveta ist auf Litauisch und Englisch verfügbar.
Lernen Sie Toveta in einer Demo kennen.
In dreißig Minuten zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Vorgang bearbeiten: von der Mängelmeldung bis zur Prüfung und zum Abschluss durch Ihr Team. Gerne besprechen wir dabei ein Beispiel aus Ihrem Alltag.
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