Tabelle oder Mängelmanagement-Software?
Eine Tabelle kann einen klaren Ablauf der Nachbetreuung unterstützen, wenn Ihr Team sie aktuell hält und steuert, wie Einträge geteilt werden. Eine spezialisierte Software lohnt einen genaueren Blick, wenn die Koordination von Meldungen, Zugriffen und Nachverfolgung immer wieder Arbeit in mehreren Werkzeugen verursacht.
Die Ansätze vergleichen →Vergleichen Sie die Arbeit, die Ihr Team erledigen muss
| Aufgabe | Tabelle und ergänzende Werkzeuge | Was Sie bei Mängelmanagement-Software prüfen sollten |
|---|---|---|
| Meldung entgegennehmen | Angaben über den gewählten Kanal sammeln und dann in die Mängelliste eintragen oder mit ihr verknüpfen. | Kann ein Eigentümer die Stelle in seiner Wohneinheit, eine Beschreibung und Fotos in einer strukturierten Meldung übermitteln? |
| Bezug zur Wohneinheit erhalten | Einheitliche Bezeichnungen für Wohneinheiten und Links zu relevanten Dokumenten und Fotos verwenden. | Bleibt der Vorgang mit der richtigen Wohneinheit verknüpft, zusammen mit den Informationen, die Ihr Team braucht? |
| Nächsten Schritt erkennen | Eine Spalte für das zuständige Team und einen klaren nächsten Schritt pflegen und regelmäßig prüfen. | Sieht Ihr Team, wer als Nächstes handeln muss und welche Vorgänge Aufmerksamkeit brauchen? |
| Informationen teilen | Dateiberechtigungen verwalten und passende Auszüge für Eigentümer oder Auftragnehmer erstellen. | Kann jede Person nur auf die Wohneinheiten, Aufträge und Unterhaltungen zugreifen, die sie betreffen? |
| Fristen und Termine verwalten | Fristen in Tabellenzellen pflegen und Termine vor Ort über Ihren Kalender und Ihre Nachrichten abstimmen. | Sind die Frist des Vorgangs und der vereinbarte Termin getrennt, und sind Änderungen für die Betroffenen klar erkennbar? |
| Ausgeführte Arbeiten prüfen | Nachweise der Erledigung ergänzen und die Prüfung durch das Serviceteam in eigenen Feldern festhalten. | Folgt auf die Fertigmeldung des Auftragnehmers eine eigene Prüfung, bevor der Vorgang abgeschlossen wird? |
| Frühere Entscheidungen bewahren | Vorhandene Versionsverläufe und ein datiertes Änderungsprotokoll nutzen; festlegen, was dokumentiert werden muss. | Welche Änderungen bleiben erhalten, wer kann sie bearbeiten und wie ruft das Team den Verlauf ab? |
| Kommunikation zusammenhalten | In E-Mails und Nachrichten auf die Vorgangsnummer verweisen und festlegen, wo die Unterhaltung geführt wird. | Wie bleiben Meldungen, Mitteilungen und Unterhaltungen mit Eigentümern verbunden, ohne interne Informationen preiszugeben? |
| Ablauf einrichten | Spalten, Vorgangsnummern, Zuständigkeiten, Speicherort und Regeln für das Teilen festlegen. | Welche Vorbereitung, Importe, Schulungen und Einrichtung der Zugriffe sind nötig? |
| Kosten einschätzen | Kosten bestehender Werkzeuge und die Arbeitszeit für die Pflege des Ablaufs einrechnen. | Abonnements, enthaltene Nutzer, Einrichtung, Datenübernahme, Support und separat berechnete Leistungen prüfen. |
Eine Tabelle kann ein sinnvoller Anfang sein
Eine gut gepflegte Mängelliste hilft Ihnen außerdem, die Informationen festzulegen, die Ihr Ablauf braucht, bevor Sie Software bewerten.
Mit der Vorlage für die Mängelliste beginnen →Behalten Sie den Ansatz bei, wenn Ihr Team diese Fragen verlässlich beantworten kann:
- Ist eine Person dafür zuständig, die Mängelliste aktuell zu halten?
- Findet jemand aus dem Team den aktuellen Eintrag und die zugehörigen Fotos?
- Ist für jeden offenen Vorgang der nächste Schritt klar?
- Können Sie die richtigen Informationen teilen, ohne fremde Einträge mitzuschicken?
- Erklärt der Verlauf die Prüfung und das endgültige Ergebnis?
Achten Sie darauf, wo sich Koordination wiederholt
Dieselbe Information wird an mehreren Stellen eingetragen
Verfolgen Sie, wie eine Meldung von der Nachricht des Eigentümers in die Mängelliste und weiter zum Auftragnehmer gelangt. Notieren Sie jede Weitergabe, bei der jemand Angaben abtippt oder nachprüft, ob eine andere Person sie gesehen hat.
Zugriffsrechte werden schwerer zu verwalten
Listen Sie auf, wer welchen Teil eines Vorgangs sehen muss: Eigentümer, Serviceteam und Auftragnehmer. Testen Sie dieses Zugriffsmuster in einer Demo, einschließlich dessen, was jede Person nicht sehen darf.
Jemand im Team muss den Vorgang rekonstruieren
Wählen Sie einen aktuellen Vorgang und bitten Sie ein anderes Teammitglied zu erklären, was gemeldet und was vereinbart wurde und warum der Vorgang abgeschlossen wurde. Notieren Sie fehlende Einträge und wo gesucht werden musste.
Schätzen Sie den Koordinationsaufwand, den Sie heute schon haben
Zählen Sie die Vorgänge, die Ihr Team in einem Monat bearbeitet, und schätzen Sie die durchschnittlichen Minuten für die Koordination pro Vorgang. Dazu gehören Aufgaben wie das Übertragen von Angaben, das Nachfragen zum Stand und das Versenden von Mitteilungen. Die eigentliche Reparaturzeit zählt nicht dazu.
Mit eigenen Zahlen rechnen
Tragen Sie die Zahlen Ihres Teams in das bearbeitbare Arbeitsblatt ein und notieren Sie, woher die Schätzungen stammen. Wiederholen Sie die Messung nach einer Änderung des Ablaufs, um gleichartige Arbeit miteinander zu vergleichen.
Arbeitsblatt zum Koordinationsaufwand herunterladen (XLSX)| Beispielangabe | Wert |
|---|---|
| Bearbeitete Vorgänge pro Monat | 60 |
| Durchschnittliche Koordinationsminuten pro Vorgang | 15 |
| Geschätzte Koordinationsstunden | 15 Stunden pro Monat |
Bearbeitete Vorgänge pro Monat × durchschnittliche Koordinationsminuten pro Vorgang ÷ 60
Planen Sie den Umstieg anhand eines echten Vorgangs
Festlegen, welche Liste aktuell ist
Bestimmen Sie die aktuelle Mängelliste und die Personen, die dafür zuständig sind. Sichern Sie eine unveränderte Kopie, bevor Sie etwas ändern.
Nummern und verknüpfte Unterlagen prüfen
Prüfen Sie die Bezeichnungen der Wohneinheiten, die Vorgangsnummern und die Speicherorte von Fotos und Dokumenten. Klären Sie mehrdeutige Einträge und bestätigen Sie, welche Informationen das neue System übernehmen kann.
Rollen und den Ablauf für nächste Schritte festlegen
Entscheiden Sie, was Eigentümer, Mitarbeitende und Auftragnehmer sehen und tun müssen. Legen Sie fest, wer Fristen setzt, ausgeführte Arbeiten prüft und das Ergebnis dokumentiert.
Einen Vorgang mit den Beteiligten durchspielen
Testen Sie Meldung, Prüfung, Weitergabe, Erledigung und die abschließende Entscheidung. Prüfen Sie dabei auch Zugriffsrechte und sprachliche Anforderungen.
Festlegen, ab wann der neue Ablauf maßgeblich ist
Sagen Sie dem Team, wo Aktualisierungen ab diesem Zeitpunkt hingehören. Halten Sie die bisherigen Unterlagen gemäß den Vorgaben Ihrer Organisation verfügbar und prüfen Sie, was noch manuell nachverfolgt werden muss.
Häufig gestellte Fragen
Kann eine Tabelle Berechtigungen und Automatisierungen haben?
Viele Tabellenprogramme bieten Freigabeeinstellungen und Automatisierungen. Prüfen Sie, ob sie den Zugriff auf einzelne Zeilen beschränken und einen verlässlichen Verlauf für Ihren Ablauf führen.
Sollten wir Software allein nach der Anzahl der Wohneinheiten auswählen?
Nein. Achten Sie darauf, wie viel Koordination jeder Vorgang braucht, wer Zugriff benötigt und wie oft sich Arbeit über mehrere Werkzeuge hinweg wiederholt.
Berechnet das Arbeitsblatt den Return on Investment?
Nein. Es schätzt den Koordinationsaufwand, den Sie heute schon haben. Vergleichen Sie damit gleichartige Arbeit vor und nach einer Änderung.
Was sollten wir prüfen, bevor wir uns für Toveta entscheiden?
Spielen Sie einen echten Vorgang mit den Beteiligten in einer Demo durch und prüfen Sie Zugriff, Fristen, Prüfung und Verlauf anhand Ihres Ablaufs.
Lernen Sie Toveta in einer Demo kennen.
In dreißig Minuten zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Vorgang bearbeiten: von der Mängelmeldung bis zur Prüfung und zum Abschluss durch Ihr Team. Gerne besprechen wir dabei ein Beispiel aus Ihrem Alltag.
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