¿Hoja de cálculo o software de posventa?
Una hoja de cálculo puede sostener un proceso de atención posventa claro si su equipo la mantiene al día y controla cómo se comparten los registros. Merece la pena valorar un software específico cuando coordinar avisos, accesos y seguimiento exige un trabajo repetido en varias herramientas.
Compare los dos enfoques →Compare el trabajo que necesita hacer su equipo
| Tarea | Hoja de cálculo y herramientas de apoyo | Qué comprobar en un software de posventa |
|---|---|---|
| Recibir un aviso | Reúna los datos por el canal que elija y después introdúzcalos en el registro o vincúlelos a él. | ¿Puede el propietario indicar la ubicación en la vivienda, una descripción y fotos en un aviso estructurado? |
| Mantener el contexto de la vivienda | Use referencias de vivienda coherentes y enlaces a los documentos y fotos correspondientes. | ¿Sigue el caso vinculado a la vivienda correcta, con la información que necesita su equipo? |
| Identificar la siguiente acción | Mantenga una columna de equipo responsable y una siguiente acción clara, y revíselas con regularidad. | ¿Puede su equipo ver quién debe actuar a continuación y qué casos requieren atención? |
| Compartir información | Gestione los permisos de los archivos y prepare extractos adecuados para propietarios o contratistas. | ¿Puede cada persona acceder solo a las viviendas, asignaciones y conversaciones que le corresponden? |
| Gestionar fechas | Mantenga las celdas de plazos y coordine las visitas con el calendario y los mensajes que utilice. | ¿Están separados el plazo del caso y la visita acordada, y quedan claros los cambios para las personas afectadas? |
| Revisar el trabajo terminado | Añada las fotos y la documentación del trabajo terminado y registre la revisión del equipo de posventa en campos separados. | ¿Hay una revisión propia después de que el contratista dé el trabajo por terminado y antes de cerrar el caso? |
| Conservar las decisiones anteriores | Use el historial de versiones disponible y un registro de actualizaciones con fecha; acuerde qué debe quedar registrado. | ¿Qué cambios se conservan, quién puede editarlos y cómo puede el equipo recuperar el historial? |
| Mantener la comunicación vinculada | Cite el número de caso en correos y mensajes, y decida dónde se guarda la conversación. | ¿Cómo siguen vinculados los avisos, las actualizaciones y las conversaciones con el propietario sin exponer información interna? |
| Poner en marcha el proceso | Acuerde las columnas, las referencias, los responsables, el almacenamiento y las reglas para compartir. | ¿Qué preparación, importaciones, formación y configuración de accesos hacen falta? |
| Entender el coste | Incluya el coste de las herramientas actuales y el tiempo del personal necesario para mantener el proceso. | Compruebe suscripciones, usuarios incluidos, puesta en marcha, migración, soporte y cualquier trabajo con precio aparte. |
Una hoja de cálculo puede ser un buen punto de partida
Un registro bien mantenido también le ayuda a definir la información que necesita su proceso antes de valorar un software.
Empiece con la plantilla de registro de defectos →Mantenga este enfoque si su equipo puede responder a estas preguntas de forma sistemática:
- ¿Hay una persona responsable de mantener el registro al día?
- ¿Puede un compañero encontrar el registro más reciente de un caso y sus fotos?
- ¿Está clara la siguiente acción de cada caso abierto?
- ¿Puede compartir la información adecuada sin enviar registros ajenos?
- ¿Explica el historial la revisión y la resolución final?
Fíjese en dónde se repite la coordinación
La misma actualización se introduce en varios sitios
Revise cómo pasa un aviso del mensaje del propietario al registro y después a un contratista. Identifique cada traspaso en el que alguien vuelve a escribir los datos o comprueba si otra persona los ha visto.
Cada vez cuesta más gestionar los accesos
Haga una lista de quién necesita ver cada parte de un caso, incluidos el propietario, el equipo de posventa y el contratista. Pruebe ese esquema de acceso en una demostración, incluido lo que cada persona no debería poder ver.
Un compañero tiene que reconstruir el caso
Elija un caso reciente y pida a otro miembro del equipo que explique qué se comunicó, qué se acordó y por qué se cerró. Anote los registros que falten y dónde ha tenido que buscar.
Calcule el tiempo de coordinación que ya dedica
Cuente los casos que gestiona su equipo en un mes y calcule los minutos de coordinación que dedica de media a cada uno. Incluya tareas como copiar datos, comprobar el avance y enviar actualizaciones. Deje aparte el tiempo de las reparaciones.
Use sus propias cifras
Introduzca las cifras de su equipo en la hoja editable y anote de dónde salen las estimaciones. Repita la medición después de cambiar el proceso para comparar el mismo tipo de trabajo.
Descargar hoja de carga de trabajo (XLSX)| Dato de ejemplo | Valor |
|---|---|
| Casos gestionados en un mes | 60 |
| Minutos medios de coordinación por caso | 15 |
| Horas de coordinación estimadas | 15 horas al mes |
Casos gestionados al mes × minutos medios de coordinación por caso ÷ 60
Planifique el cambio en torno a un caso real
Acuerde qué registro es el vigente
Identifique el registro más reciente y a sus responsables. Guarde una copia intacta antes de hacer cambios.
Revise las referencias y el material vinculado
Revise las referencias de las viviendas, los identificadores de los casos y dónde están las fotos y los documentos. Aclare los registros ambiguos y confirme qué información puede aceptar el nuevo sistema.
Defina las funciones y el proceso de la siguiente acción
Decida qué necesitan ver y hacer los propietarios, el personal y los contratistas. Acuerde quién fija los plazos, revisa el trabajo terminado y registra la resolución.
Recorra un caso con las personas implicadas
Pruebe el aviso, la revisión, el traspaso, el trabajo terminado y la decisión final. Compruebe también los requisitos de acceso y de idioma.
Acuerde cuándo pasa el nuevo proceso a ser el registro principal
Indique al equipo dónde deben registrarse las actualizaciones a partir de ese momento. Conserve el material anterior según los requisitos de su organización y revise qué sigue necesitando un seguimiento manual.
Preguntas frecuentes
¿Puede una hoja de cálculo tener permisos y automatizaciones?
Muchas herramientas de hojas de cálculo ofrecen controles para compartir y automatizaciones. Compruebe si restringen filas concretas y mantienen un historial fiable para su proceso.
¿Debemos elegir el software solo por el número de viviendas?
No. Fíjese en cuánta coordinación requiere cada caso, quién necesita acceso y con qué frecuencia se repite el trabajo en varias herramientas.
¿La hoja de carga de trabajo calcula el retorno de la inversión?
No. Estima el tiempo de coordinación que ya dedica. Úsela para comparar el mismo tipo de trabajo antes y después de un cambio.
¿Qué deberíamos comprobar antes de elegir Toveta?
Recorra un caso real en una demostración con las personas implicadas y compare el acceso, los plazos, la revisión y el historial con su proceso.
Vea cómo gestionar la posventa con Toveta.
En treinta minutos le mostraremos cómo gestionar un caso, desde el aviso del propietario hasta la revisión del trabajo y el cierre. Si lo desea, podemos partir de un caso de su equipo.
Solicitar una demo