Excel lentelė ar defektų valdymo sistema?
Excel ar kita skaičiuoklė gali padėti palaikyti aiškų garantinio aptarnavimo procesą, jei jūsų komanda ją nuolat atnaujina ir kontroliuoja, kaip dalijamasi įrašais. Specializuotą sistemą verta įvertinti, kai pranešimams, prieigai ir tolesniems veiksmams koordinuoti nuolat tenka dirbti keliuose įrankiuose.
Palyginkite abu būdus →Palyginkite, ką turės atlikti jūsų komanda
| Užduotis | Skaičiuoklė ir pagalbiniai įrankiai | Ką patikrinti defektų valdymo sistemoje |
|---|---|---|
| Priimti pranešimą | Surinkite informaciją pasirinktu kanalu, tada įrašykite ją į registrą arba susiekite su juo. | Ar savininkas gali struktūruotame pranešime nurodyti vietą būste, aprašymą ir pridėti nuotraukų? |
| Išlaikyti būsto kontekstą | Naudokite vienodus būstų numerius ir nuorodas į susijusius dokumentus bei nuotraukas. | Ar atvejis lieka susietas su tinkamu būstu ir informacija, kurios reikia jūsų komandai? |
| Nustatyti kitą veiksmą | Pildykite atsakingos komandos stulpelį ir aiškiai įrašykite kitą veiksmą; reguliariai juos peržiūrėkite. | Ar jūsų komanda mato, kas turi imtis kito veiksmo ir kuriems atvejams reikia dėmesio? |
| Dalytis informacija | Valdykite failo teises ir paruoškite tinkamas ištraukas savininkams ar rangovams. | Ar kiekvienas žmogus gali pasiekti tik su juo susijusius būstus, užduotis ir pokalbius? |
| Valdyti datas | Pildykite terminų langelius, o vizitus derinkite pasirinktame kalendoriuje ir žinutėmis. | Ar atvejo terminas ir suderintas vizitas laikomi atskirai ir ar pakeitimai aiškūs susijusiems žmonėms? |
| Patikrinti atliktą darbą | Atlikimo įrodymus ir aptarnavimo komandos patikrą įrašykite į atskirus laukus. | Ar rangovui pažymėjus darbą atliktu, prieš uždarant atvejį vyksta atskira patikra? |
| Išsaugoti ankstesnius sprendimus | Naudokite turimą versijų istoriją ir datuotą pakeitimų žurnalą; susitarkite, ką būtina užfiksuoti. | Kurie pakeitimai išsaugomi, kas gali juos redaguoti ir kaip komanda gali rasti istoriją? |
| Susieti susirašinėjimą | El. laiškuose ir žinutėse nurodykite atvejo numerį ir nuspręskite, kur saugomas pokalbis. | Kaip pranešimai, žinios apie eigą ir pokalbiai su savininku lieka susieti neatskleidžiant vidinės informacijos? |
| Parengti procesą | Susitarkite dėl stulpelių, numerių, atsakomybės, saugojimo ir dalijimosi taisyklių. | Kokio pasiruošimo, importo, mokymų ir prieigos nustatymų reikia? |
| Įvertinti išlaidas | Įtraukite esamų įrankių išlaidas ir darbuotojų laiką, kurio reikia procesui palaikyti. | Patikrinkite prenumeratas, įtrauktus naudotojus, diegimą, duomenų perkėlimą, pagalbą ir atskirai įkainojamus darbus. |
Skaičiuoklė gali būti protinga pradžia
Gerai tvarkomas registras taip pat padeda apibrėžti, kokios informacijos reikia jūsų procesui, dar prieš vertinant sistemas.
Pradėkite nuo defektų registro šablono →Šio būdo laikykitės, jei jūsų komanda gali nuosekliai atsakyti į šiuos klausimus:
- Ar yra vienas žmogus, atsakingas už registro atnaujinimą?
- Ar kolega gali rasti naujausią įrašą ir jo nuotraukas?
- Ar kiekvieno atviro atvejo kitas veiksmas aiškus?
- Ar galite pasidalyti reikiama informacija nesiųsdami nesusijusių įrašų?
- Ar istorijoje paaiškinta patikra ir galutinis rezultatas?
Pažiūrėkite, kur koordinavimas kartojasi
Ta pati informacija įvedama keliose vietose
Peržiūrėkite, kaip pranešimas keliauja nuo savininko žinutės į registrą, o iš ten – rangovui. Raskite kiekvieną perdavimą, kai kas nors iš naujo perrašo informaciją arba tikrina, ar kitas žmogus ją matė.
Prieigą valdyti darosi vis sunkiau
Surašykite, kam reikia matyti kiekvieną atvejo dalį, įskaitant savininką, aptarnavimo komandą ir rangovą. Per pristatymą išbandykite tokią prieigos schemą, taip pat ir tai, ko kiekvienas žmogus neturėtų matyti.
Kolegai tenka atkurti atvejo eigą
Pasirinkite neseniai nagrinėtą atvejį ir paprašykite kito komandos nario paaiškinti, apie ką buvo pranešta, kas sutarta ir kodėl atvejis uždarytas. Užsirašykite, kokių įrašų trūko ir kur jam teko ieškoti.
Įvertinkite, kiek laiko jau skiriate koordinavimui
Suskaičiuokite, kiek atvejų jūsų komanda nagrinėja per mėnesį, ir įvertinkite, kiek vidutiniškai minučių koordinavimui skiriama kiekvienam. Įtraukite tokias užduotis kaip informacijos kopijavimas, eigos tikrinimas ir žinių apie eigą siuntimas. Paties remonto laiką skaičiuokite atskirai.
Naudokite savo skaičius
Įrašykite savo komandos skaičius į redaguojamą lentelę ir pažymėkite, iš kur paimti įverčiai. Pakeitę procesą, pakartokite matavimą, kad palygintumėte tą patį darbą.
Atsisiųsti darbo krūvio lentelę (XLSX)| Pavyzdiniai duomenys | Reikšmė |
|---|---|
| Atvejų per mėnesį | 60 |
| Vidutinis koordinavimo laikas vienam atvejui, min. | 15 |
| Numatomas koordinavimo laikas | 15 val. per mėnesį |
Atvejų per mėnesį × vidutinis koordinavimo laikas vienam atvejui (min.) ÷ 60
Perėjimą planuokite remdamiesi vienu tikru atveju
Susitarkite, kuris įrašas yra aktualus
Nustatykite naujausią registrą ir už jį atsakingus žmones. Prieš darydami pakeitimus, pasilikite nekeistą kopiją.
Patikrinkite numerius ir susietą medžiagą
Peržiūrėkite būstų ir atvejų numerius bei tai, kur saugomos nuotraukos ir dokumentai. Išsiaiškinkite neaiškius įrašus ir patikrinkite, kokią informaciją gali priimti nauja sistema.
Apibrėžkite vaidmenis ir kito veiksmo nustatymo tvarką
Nuspręskite, ką turi matyti ir daryti savininkai, darbuotojai ir rangovai. Susitarkite, kas nustato terminus, tikrina atliktus darbus ir fiksuoja rezultatą.
Peržiūrėkite atvejį kartu su susijusiais žmonėmis
Išbandykite pranešimą, vertinimą, darbo perdavimą, atlikimą ir galutinį sprendimą. Kartu patikrinkite prieigos ir kalbos poreikius.
Susitarkite, nuo kada naujas procesas tampa pagrindiniu įrašų šaltiniu
Praneškite komandai, kur nuo tada fiksuoti žinias apie eigą. Ankstesnę medžiagą laikykite prieinamą pagal jūsų įmonės reikalavimus ir peržiūrėkite, ką dar reikia sekti rankiniu būdu.
Dažniausiai užduodami klausimai
Ar skaičiuoklėje galima nustatyti teises ir automatizavimą?
Daugelis skaičiuoklių turi bendrinimo nustatymus ir automatizavimo galimybių. Patikrinkite, ar jos leidžia apriboti prieigą prie atskirų eilučių ir ar patikimai saugo jūsų procesui reikalingą istoriją.
Ar sistemą rinktis vien pagal būstų skaičių?
Ne. Įvertinkite, kiek koordinavimo reikia kiekvienam atvejui, kam reikia prieigos ir kaip dažnai tas pats darbas kartojamas skirtinguose įrankiuose.
Ar darbo krūvio lentelė apskaičiuoja investicijų grąžą?
Ne. Ji įvertina, kiek laiko jau skiriate koordinavimui. Naudokite ją tam pačiam darbui palyginti prieš pokytį ir po jo.
Ką patikrinti prieš renkantis Toveta?
Per pristatymą kartu su susijusiais žmonėmis peržiūrėkite vieną tikrą atvejį ir patikrinkite, ar prieiga, terminai, patikra ir istorija atitinka jūsų procesą.
Pamatykite, kaip Toveta veiktų jūsų komandoje.
Pasirinkite defektą, kurio šalinimą norėtumėte aptarti. Per trisdešimt minučių parodysime, kaip Toveta padeda valdyti šį atvejį – nuo savininko pranešimo iki darbų patikros ir atvejo uždarymo. Kartu aptarsime, kas svarbu jūsų komandai.
Susitarti dėl pristatymo